Come organizzare le informazioni?

Cestina, archivia o forse … organizzare le informazioni

La mente degli esseri umani è sempre ricca di informazioni, notizie, faccende, scadenze, appuntamenti, promesse e tanto altro ancora. In questo momento, fin troppo ricca, tanto da farci ritrovare in una probabile sensazione di affogamento. Una sensazione, quella dell’affogamento, che prende tante persone … e che le porta a decidere male, a lavorare male, a vivere male. C’è un rimedio, semplice e definitivo, per risolvere questo problema?

Sapete bene che la semplicità non è sempre un’arma a nostra disposizione. Ma, con una serie di pratiche semplici, molte soluzioni arriveranno. Ancora una volta, la teoria dei piccoli e costanti passi ci darà ragione. L’intenzione, però, questa deve esserci sempre, altrimenti … si salvi chi può! Partirei dalle pulizie e dal conseguente ordine.

Metti in ordine le carte …

Sapere come organizzare le informazioni, aiuta ad ordinare le idee. Tutto al suo posto. Poi, con la mente libera, la nostra produttività aumenta. Ritengo interessante l’idea di ripulire ciò che non potrà più servirci. Se fate questo lavoro con i vostri documenti e con il piglio giusto, tempo qualche ora, vi ritroverete una serie di sacchi grandi con tanto di carta distrutta (noi lo abbiamo fatto con le mani) e pronta ad essere riciclata. Ogni documento intercettato e preso fra le mani, imponeva a noi una domanda: “Mi occorre, mi servirà in futuro?”. A volte, senza nemmeno domandarcelo l’abbiamo cestinato senza indugio. Erano vecchi depliants accantonati da qualche anno, scartoffie oramai superate, documenti fiscali non più obbligatoriamente da conservare.

In altre circostanze, quel documento poteva eventualmente servirci in futuro e, alla domanda di prima, la risposta ci portava sul “forse”. In questo caso, abbiamo deciso di inserire i “forse” in un raccoglitore a parte. Avremmo deciso poi cosa farne definitivamente (digitarlo, archiviarlo o effettivamente cestinarlo?). In un’ultima fase, abbiamo trovato documenti di forte utilità ed interesse. Alcuni addirittura importanti e vitali per la nostra azienda. Senza esitare, abbiamo creato una pila di questi documenti. Di li a breve, li abbiamo ri-verificati ad uno ad uno … conferendo loro una giusta allocazione in appositi archivi.

fallo anche per gli archivi informatici …

Abbiamo portato questa idea anche a livello informatico. Ed abbiamo rivisto vecchie cartelle, contenenti files oramai inutili. Subito abbiamo deciso di eliminarli. Per i “forse”, abbiamo creato una cartella sul desktop (chiamata proprio “forse”) nella quale inserire i files che richiedevano una riflessione un attimino più cauta. Per le informazioni digitali importanti, il lavoro è stato quello di creare cartelle di documenti suddivise per lavori e/o per clienti.

e goditi la liberazione!

Alla fine di questo compito selettivo, non solo abbiamo percepito una bellissima sensazione di ordine fisico e mentale. Ma abbiamo altrettanto liberato la nostra mente da situazioni che, posso dirlo, non richiedevano benché la minima attenzione da parte nostra. Ora, guai a chi accantona. Ciò che non occorre via. Ciò che serve nel giusto archivio. Per i “forse” la cartella è sempre quella. Beh, ora che hai un’idea di come organizzare le informazioni, ti viene facile anche evitare di incasinarti nuovamente!

Idee per aumentare la tua produttività?

Questi sono altri articoli, approfondimenti e spunti correlati al raggiungimento di un’esistenza di vita più produttiva e maggiormente appagante:

Se vuoi, puoi connetterti con me

Desideri forse qualche altra idea in merito? Sono qui, quando vuoi, a tua disposizione. I numeri per raggiungermi sono sempre i soliti (081-5186174  –  081-5187648). Ma, puoi anche scrivermi via mail (contatti@brixia.info). Sarò felice di aiutarti nella miglior decisione possibile per indirizzarci convintamente verso il cambiamento!

A piccoli passi, ma sempre camminando!

Francesco Tortora

 

Come organizzare le informazioni?

Lascia un commento

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.